Mutanovum

30.12.2020

Virtuell Zusammenarbeiten

Was braucht's damit es funktioniert?

Mit dem Weg ins Home-Office stehen wir alle gemeinsam vor der großen Herausforderung, wie wir die virtuelle Zusammenarbeit so gestalten können, dass wir

  • Meetings effizient und effektiv durchführen,
  • alle Teammitglieder einbinden und vor allem erreichen,
  • sicherstellen, dass alle ein gemeinsames Verständnis haben,
  • trotz der immensen Einschränkungen die sozialen und zwischenmenschlichen Aspekte nicht aus dem Auge verlieren und
  • genug Zeit und Raum für Individualität und Austausch lassen.

In den letzten Monaten haben wir unsere Kunden bei diesen und anderen Herausforderungen begleitet und gemeinsam mit ihnen viel gelernt, über die Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit und wie wir ihnen begegnen können oder eben auch nicht. Die schöne neue Arbeitswelt bietet schier unendliche Möglichkeiten und die Enthusiasten unter uns können sich kaum bremsen und probieren ständig neue Dinge aus.

Doch was ist mit den Kollegen, denen der Zugang in die virtuelle Welt nicht so leichtfällt? Wie findet man die richtige Balance zwischen Fancy Shit und Begegnungen auf Augenhöhe? Wo bleibt der Mensch in diesen turbulenten Zeiten?
Unsere ganz persönlichen Top 10 Tipps in der virtuellen Zusammenarbeit, haben wir für diesen Newsletter zusammengefasst.

1. Ka​mera an!

Die menschliche Kommunikation lebt nur zu 7 % vom gesprochenen Wort. Der Rest passiert über die non-verbal. Das ist keine neue Erkenntnis. Doch gerade jetzt, wo wir uns nicht mehr physisch von Angesicht zu Angesicht begegnen können, ist es umso wichtiger, dass wir uns zumindest sehen können.

Wir empfehlen dringend in jedem virtuellen Meeting die Teilnehmer zu bitten, die Kamera anzuschalten, denn so haben wir alle die Chance Missverständnisse zu verhindern und auch die Stimmung besser einzufangen.

2. Warm-Ups & Gamification

Warm-Up, Icebreaker, Ankommen… Es gibt viele Möglichkeiten den Fokus der Teilnehmer auf das aktuelle Geschehen zu lenken. Doch wozu braucht es das überhaupt? Wir sind der Meinung: Alles was Du tust, darf leicht sein. Und leicht geht am besten, wenn wir gemeinsam Spaß haben. Das hilft Hürden, Widerstände, Blockaden und Hindernisse abzubauen. Mit dem passenden Warm-Up können wir mit den Teilnehmer über die Themen in Dialog kommen, die sie gerade bewegen und geben möglichen Bedenken oder wichtigen Themen Raum. Denn Störungen gehen vor.

Gamification ist auch so ein spannendes neues Wort und auch vor Corona wurde es hier und da schon in den Mund genommen. Insbesondere Agile Methoden strotzen vor spielerischen Ansätzen der Wissensvermittlung und Meeting-Gestaltung.
Unsere Erfahrung zeigt: Es lohnt sich diese spielerischen Aspekte in die virtuelle Welt zu übertragen, denn auch das hilft dabei alle an Board zu holen.

3. Gemeinsame Spielregeln – gemeinsamer Fokus

Was in der Offline-Arbeitswelt vielerorts selbstverständlich war, dürfen wir in der virtuellen Zusammenarbeit wieder neu erlernen. Regeln für Kommunikation, Meetings und Workshops hören sich vielleicht banal an, aber der Apell an die Eigenverantwortung bleibt unausgesprochen auf der Strecke und so hat man dann als Moderator viel Mühe, Frust und Verzweiflung, um ein chaotisches Meeting wieder in die geordneten Bahnen zu lenken. Das andere extrem ist, dass niemand etwas sagt und der Moderator den Alleinunterhalter spielt.

Das macht keinen Spaß! Schnelle Hilfe bieten hier gemeinsam vereinbarte Spielregeln auf die sich alle Teilnehmer committen. Doch Committment alleine reicht auch hier nicht! Es darf gemeinsam darauf geachtet werden, dass diese Regeln auch eingehalten werden.
Wir vereinbaren meistens die nachfolgenden Spielregeln – wertschätzend auf Augenhöhe und immer gemeinsam:

  • Fokus auf die Veranstaltung – keine Ablenkung durch E-Mails, Handy oder sonstige Spielereien außerhalb der gemeinsamen Veranstaltung
  • Kamera an
  • Pausen als richtige Pausen nutzen und nicht für die Arbeit
  • Außerhalb persönlicher Beiträge stummschalten, um Störgeräusche zu vermeiden
  • Bitte an die Zeiten halten

4. Moderation, gute Vorbereitung und kontinuierliche Verbesserung

Wir haben gelernt, dass nichts über eine gute Vorbereitung geht. Denn wir mussten feststellen, dass es sich online weit weniger gut improvisieren lässt als offline. Als Moderator überlegt man sich, wo die Teilnehmer gerade stehen und wie man mit ihnen am besten ein gemeinsames Stück des Weges gehen kann. Die Didaktik sollte einen roten Faden haben und es muss zwingend transparent gemacht werden, WARUM wir gerade tun, was wir tun.

Keine neue Erkenntnis war, dass das gesagte Wort in den seltensten Fällen, das ist, was bei den Teilnehmern ankommt. Daher brauchen virtuelle Meetings deutlich mehr Zeit für gemeinsame Reflektion und gemeinsames Verständnis. Und ja – wir sind damit vermeintlich langsamer, aber was nützt es, wenn wir unsere Agenda durchgepeitscht haben und niemand verstanden hat, was wir eigentlich erreichen wollten?

Daher ist für uns die Retrospektive am Ende eines gemeinsamen Termins unerlässlich. Das wirkt am Anfang vielleicht ein wenig befremdlich und vielleicht auch nervig, aber es lohnt sich.

5. Time-Boxing

Die Uhr tickt und wir haben doch keine Zeit. Es gilt die richtige Balance zu finden zwischen Diskussion und Ergebnis. Wir empfehlen einen guten Mix aus Stillarbeit, Diskussion, Reflektion und Voting von Ergebnissen.
Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass Menschen dazu neigen sich grundsätzlich zu viele Themen auf die Agenda zu schreiben und dann auf Teufel komm raus alle Themen besprechen wollen. Doch hier gilt wie so oft: Qualität vor Quantität!
Als Moderator dürfen wir ein Gefühl dafür entwickeln, wann Diskussionen zielführend sind und wann es vielleicht eine andere Form der Bearbeitung bedarf, um gemeinsam zu einem tragfähigen Ergebnis zu kommen.

6. Visuelle Unterstützung durch virtuelle Boards

Reden allein reicht nicht, um für ein gemeinsames Verständnis zu sorgen. Erst wenn wir das sichtbar machen, worüber wir gesprochen haben, können wir einigermaßen davon ausgehen, dass es von (fast) allen verstanden wurde.

Virtuelle Boards helfen ungemein Meetings und Workshops zu strukturieren und geben uns einen gemeinsamen Rahmen für die sinnvolle Gestaltung von Arbeitsergebnissen. Wir können mit den Teilnehmern den Weg gemeinsam gehen, geben Orientierung und sichern Ergebnisse für die Zukunft. Und wir ermöglichen auch den ruhigen, zurückhaltenden Teilnehmern eine Stimme, um ihre Ideen, Probleme, Ansätze mit der großen Gruppe zu teilen.

Das Erreichen eines gemeinsamen Verständnisses schaffen wir über Votings oder andere Methoden. Die Ergebnisse dürfen aber zwingend in der Gruppe diskutiert und tiefergelegt werden. Denn (virtuelles) Papier ist geduldig. Erst wenn wir gehört haben, was der- oder diejenige mit dem geschriebenen Wort ausdrücken wollten, sind wir überhaupt in der Lage eine gemeinsame Sicht zu erreichen. Ach und noch etwas: Hilfreich ist es nicht nur mit dem Bildschirm eines Notebooks arbeiten zu müssen. Damit es nicht notwendig ist, zwischen den verschiedenen Anwendungen hin und her zu springen, wäre es toll einen zweiten oder einen richtig großen Monitor zu haben.

7. Interaktion, Interaktion, Interaktion

Insbesondere in der virtuellen Welt gilt es Redebeiträge kurz zu halten. Mehr als 15 Minuten Monolog führen mit ziemlicher Sicherheit dazu, dass sich mindestens die Hälfte der Teilnehmer auf Abwege begibt und sich mit vermeintlich wichtigeren Themen beschäftigt.
Daher lautet unser Apell an alle Online-Moderatoren, Facilitatoren, Führungskräfte und Meeting-Gestalter: MEHR INTERAKTION im virtuellen Raum!

Jeder muss die Möglichkeit bekommen, das zu adressieren, was ihn gerade bewegt, um den Weg in die neue Welt der Zusammenarbeit mitzugehen. Wir lernen gerade, dass einfache Mittel, wie „Halte ein Post-It mit einem Smiley in die Kamera“ schon wahnsinnig viel möglich machen. Die Aktivierung der Teilnehmer ist die wohl wichtigste Aufgabe und auch Herausforderung bei der Gestaltung der virtuellen Zusammenarbeit. Hier ist Kreativität gefragt – den die neuen Tools sind mächtig, müssen aber auch erst mal gemeinsam erlernt werden.

Daumen hoch oder runter in die Kamera, Stiller Applaus, Gegenstände in die Kamera halten und andere „toolfreie“ Interaktionen sind ein erster Schritt in Richtung Aktivierung und Interkation.

Aber Achtung: Auch hier gilt es, das richtige Maß zu finden zwischen lustigen Spielchen und inhaltlicher Arbeit. Fakt ist jedoch: Diejenigen, die virtuelle Zusammenarbeit aktiv gestalten, sollten sicherstellen, dass niemand am anderen Ende der Leitung einschläft oder sich anderweitig ausklinkt.

8. Neugier, Geduld & Achtsamkeit

Wir lernen gerade ganz viel und gemeinsam. Und immer wenn man etwas Neues versucht, fällt man vielleicht auch mal auf die Nase. Wir sind bei Weitem noch nicht perfekt und es gibt immer Luft nach oben. Das war immer so und wird auch immer so bleiben.
Doch gerade jetzt gilt es zu erkennen, dass wir nicht mit der vorherigen Geschwindigkeit weiter machen können. Wir dürfen

  • die Zeit einplanen, die gemeinsame Lernprozesse benötigen,
  • achtsam sein und vielleicht auch mal in den Dialog gehen, wenn wir merken, dass der ein oder andere sich mit der neuen Welt schwer tut,
  • die Menschen an die Hand nehmen und ihnen Schritt für Schritt Möglichkeiten aufzeigen, wie man jetzt bisher einfache Aufgaben in der virtuellen Welt lösen kann,
  • neugierig sein und Mut beweisen, indem wir einfach mal Dinge ganz anders machen und uns davon überraschen lassen, was passiert,
  • neue Erkenntnisse schrittweise integrieren, aber vor allem dürfen wir den Menschen die Zeit lassen, die es braucht, um neue Dinge zu lernen und sie nicht mit neuen Methoden, Tools und Techniken überfordern. Weniger ist mehr und nicht viel hilft viel,
  • zuhören, um zu verstehen, welche Bedürfnisse gerade wirklich da sind und nicht versuchen die Effizienzmaschine krampfhaft am Laufen zu halten,

9. Zeit für Dialog

Warum haben vor Corona Dinge gut funktioniert? Weil die Meetings und Workshops so wahnsinnige effizient und strukturiert waren? Oder weil wir Menschen soziale Wesen sind und vor allem durch Dialog auf den verschiedensten Ebenen zu neuen Lösungen und Ideen kommen?
Wie sind wir vor Corona am schnellsten zu wichtigen Informationen kommen? Wie wussten wir, wie es unseren Kollegen geht? Wo hat uns jemand nach unserem Wochenende, Urlaub und der Familie gefragt?

Viel Dialog lief außerhalb der geregelten Strukturen und der formalen Wege. Wir haben uns in der Kaffeeküche, beim Mittagessen, beim Feierabend-Bier oder anderswo ausgetauscht. Und hier gilt es neue Wege zu finden, die genau das wieder ermöglichen.
Der Mensch mit all seinen Bedürfnissen, Erfahrungen, Wünschen, Erlebnissen und Emotionen muss auch in der virtuellen Arbeitswelt seinen Raum bekommen!

Als Führungskraft und als Unternehmen gilt es hier gemeinsam mit den Menschen kreativ zu werden.

10. Bewegung

Ein Thema, was auch deutlich zu kurz kommt, ist die Bewegung! Wir verbringen gefühlt deutlich mehr Zeit sitzend vor unserem Fenster mit Blick in die virtuelle Welt. Arbeitswege fallen weg, Mittagspausen finden nicht mehr statt und weil es so einfach ist, arbeiten wir auch nach den sonst üblichen Arbeitszeiten noch weiter.

Je nachdem wie gut der eigene Schweinehund dressiert ist, schafft der ein oder andere es sich zwischendrin oder außerhalb noch Bewegung zu verschaffen. Doch die meisten werden wohl vom Arbeitsplatz auf die Couch und dann ins Bett purzeln.
Ein bisschen Abhilfe schaffen hier kleine Bewegungseinheiten während der Online-Veranstaltungen. Schultern kreisen, Arme rotieren, damit der eingerostete Körper nicht ganz vergisst, dass er noch gebraucht wird. Aber auch virtuelle Sportgruppen via Zoom oder anderer Video-Tools könnten dabei helfen, dass wir nicht völlig unfit werden in diesen verrückten Zeiten.

Dr. Eva Dalkmann, Sr. Manager Learning & Organizational Development, Lanxess Deutschland GmbH im Mutaree-Kurzinterview

„Wir können die Vergangenheit nicht ändern, aber die Zukunft gestalten“

1. Was für ein Change-Projekt haben Sie zuletzt begleitet?

Eine mehrjährige Transformation der globalen HR Organisation. Ziel war hauptsächlich ein besserer „Fit for Purpose“, also eine effiziente, zeitgemäße und kundenorientierte HR Organisation zu gestalten. Inklusive der Digitalisierung vieler HR Prozesse.

2. Worin lag die besondere Herausforderung?

Der Umfang war komplex: Strukturen, Systeme, Prozesse, Rollen – im Prinzip wurde alles einmal auf den Kopf gestellt, evaluiert und großenteils neu strukturiert. Viele mussten hier „sichere Pfade“ verlassen, da ihre Rolle und Prozesse neu definiert wurden. Manche sahen dabei die Chancen, viele empfanden aber auch Unsicherheit. Dazu kam eine Mehrbelastung, denn das Geschäft lief ja weiter. In den cross-funktionalen und internationalen Projektteams war das Managen von Diversität wichtig.

3. Gab es ein besonderes Learning in diesem Prozess?

Solch eine langfristig angelegte Transformation ist ein (Team-)Marathon und kein Sprint. Nachhaltig gelingt dieser nur, wenn die Mitarbeitenden aus Überzeugung heraus mitwirken. Information und Involvierung sind dabei zwei Paar Schuhe. Dialogformate und Offenheit für Feedback waren hierfür wichtige Elemente. Und eine dynamische Planung, denn Anforderungen als auch eigene Erfahrungen ändern sich über die Zeit.

4. Ihr persönlicher Tipp für künftige Change-Vorhaben:

Gelungene, nachhaltige Veränderung braucht Mitwirkende, die mit dem Herzen dabei sind. Die überzeugt sind, auf dem richtigen Weg zu sein. Diese gewinnen Sie durch Augenhöhe, Anerkennung, Transparenz und ehrlichen, „hierarchiefreien“ Dialog. Nur wenn Menschen sich nicht als fremdgesteuert erleben, werden Chancen, die auf dem Weg liegen, erkannt und genutzt. Und dann kommt das wahre Potential der Mitarbeitenden zum Tragen.